RPA

RPAとマクロの違いは6つ！それぞれに相性の良い作業やツールの選定方法もわかりやすく解説！

2023年10月16日

SHARE

DXツール業務効率化生産性向上

少子高齢化や人口減少への対策として注目を集めるRPA。導入を検討されている方も多いのではないでしょうか。

一方で業務の自動化という点では同じ「マクロ」との違いがわからないという方もいるでしょう。

本記事では、RPAとマクロの違いをメインに、それぞれに相性の良い具体的な作業も紹介いたします。

違いやそれぞれが得意な業務を知ることで、自社に適したツールを選定できるようになります。

RPAとマクロの6つの違い

RPAとマクロの違いは下記6つです。

作業範囲：RPAツールはPC作業のほとんどが作業範囲
処理速度や処理可能な量：パソコンのスペックに左右されない
外部ソフトとの連携：他社製品でも問題なく連携可能
必要となるプログラミングスキル：プログラミングスキルは必要なし
導入コストコス：マクロの方が安価ト
サポート体制体：RPAツールは独自のサポート体制が整っている
制

作業範囲：RPAツールはPC作業のほとんどが作業範囲

マクロは、Microsoftが提供するExcelやWordに搭載されている機能です。

そのため、連携しているMicrosoftの製品や一部のブラウザのみが作業範囲となります。

一方、RPAツールは提供している企業の製品はもちろん、他の企業が提供している製品やブラウザなども作業範囲となっています。

顧客管理ツールや文字認識ツールなど、これまでさまざまな製品を使用している場合でも、そのまま業務の自動化が可能です。

処理速度や処理可能な量：パソコンのスペックに左右されない

マクロはExcel上で動くシステムであるため、パソコンのスペックによって処理速度や処理可能な量が変化します。

パソコンによっては、処理時間が膨大にかかってしまうものもあるでしょう。

RPAツールもパソコンのスペックに応じて、処理量が決められるものもあります。

しかし、クラウドやサーバーなど仮想空間上で動作するものを選択すれば、ある程度スペックの低いパソコンであってもスムーズに作業可能です。

ただし、ネット環境が不安定であると作業が中断される可能性もあります。クラウド型、サーバー型のRPAツールを使用する場合は、自社のネット環境も必ず確認しておきましょう。

外部ソフトとの連携：RPAツールは他社製品でも問題なく連携可能

マクロはマイクロソフト製品のみでの作業を想定しているため、基本的に外部ツールとの連携はできません。

一部、ブラウザやファイルの操作などを行うことは可能ですが、より高度なスキルが必要になるため利用へのハードルは高いといえます。

一方RPAツールは、人間がパソコンで行う動作をそのまま記録させられます。

他社製品の利用はもちろん、他社ツール同士動詞を連携させる業務も問題なく自動化させることが可能です。

必要となるプログラミングスキル：RPAツールには必要なし

マクロで思い描く作業を行おうとすると、Microsoftが提供しているプログラミング言語（VBA）を習得しなければなりません。

「マクロの記録」という簡単にマクロを動かすための機能もありますが、ある程度知識がないと設定に時間がかかってしまうため、習得コストが高いといえます。

一方、RPAはプログラミング言語を覚える必要がなく、マクロと比較すると比較的習得が容易です。

入社直後の新人にも簡単な研修で習得させられるため、会社全体の業務効率から考えても良いツールといえるでしょう。

導入コスト：マクロの方が安価

マクロはExcelやWordに搭載されている機能であるため、これらがパソコンにインストールされていれば無料で使用可能です。

プログラミング言語の研修やマクロ開発の企業に依頼する場合でも、数十万円程度です。

しかし、RPAは月額や年額の定額課金制を採用しているツールが多く、年額百100万円を超えるケースもあります。

利用できる機能をよく確認して、コストパフォーマンスの観点からよく検討しましょう。

サポート体制：RPAツールは独自のサポート体制が整っている

マクロの利用中にアクシデントが起きた場合、Microsoftではサポート体制を敷いていないため基本的には自力で解決する必要があります。

一方、RPAツールはサービス提供会社が独自のサポート体制を提供しています。

アクシデントはもちろん「どのボタンを押せばよいかわからない」「この場合の操作方法がわからない」など小さな疑問でもすぐに解消可能です。

導入担当者の知識や操作スキルに不安がある場合、サポート体制も重要な選定基準といえるでしょう。

【補足】マクロ機能を動かすプログラミング言語「VBA」とは？

VBA（Visual Basic for Applications）とは、ExcelやWordといったMicrosoft製品での作業を自動化するために使用する、プログラミング言語です。

先述した通り「マクロの記録」機能を使用すれば簡単にマクロを登録できますが、条件分岐の多いものやソフトウェアを横断するものは、VBAでのプログラミングが必要となります。

RPAツールへの業務指示はプログラミングを用いることもできますが、視覚的にわかりやすい「フローチャート」を用いての指示も可能です。

マクロには指示できない業務内容も、利用者のプログラムスキルに左右されず簡単に設定できるようになっています。

RPAツールへの業務指示はもプログラミング言語を用いて制作されていますが、業務内容の指示はフローチャートで視覚的に表現されており、利用者が簡単に操作できるよう設計されています。

利用者がプログラミングをする必要はありません。

RPAとマクロ、それぞれと相性の良い業務

RPAとマクロ、それぞれと相性の良い業務は下記です。

RPA：複数のツールを横断的に使用する業務
マクロ：条件分岐の少ない作業

自社で想定している業務に適する方を選択できるよう、それぞれの相性の良い業務を把握しておきましょう。

RPA：複数のツールを横断的に使用する業務

RPAは、まったく違う作業を行うシステムであっても連携できるため、人間が行うような複雑な業務との相性が良いでしょう。

パソコンで行う業務であれば基本的には対応可能です。

たとえば、下記のような作業が挙げられます。

多分岐する作業
外部システムのデータとの連携作業
自動起動のスケジュール設定など

また24時間365日自動での運用が可能であるため、時間を設定してしまえば深夜や従業員の休日に関係なく作業を行なえます。

マクロ：条件分岐の少ない作業

マクロは、パソコンに負荷があまりかからない条件分岐が少ない作業との相性が良いでしょう。

たとえば、下記のような作業が挙げられます。

Excelでの集計やグラフ作成
Microsoft社のアプリ操作
条件分岐の少ない作業

またVBAを使いこなせば、特定の条件を元にWebページから情報を収集、利用して外部のアプリとの連携も可能です。

ただしその分だけVBAに関するプログラミング技術が必要になるため、注意が必要です。

Microsoft以外のアプリ以外との相性や仕様変更の可能性があることも考えておきましょう。

RPA一本化は難しい場合があるため、マクロとの組み合わせが効果的

RPAを導入することでとても大きな業務効率化につながるため、現在使用しているマクロからRPAへ一本化したいという方もいるでしょう。

しかし現在の業務内でExcelを使用したマクロ作業が多いと、RPAへの移行は難しいかもしれません。

Excelは数式を「保持したまま」の演算処理を得意としています。

RPAは保持できず、同じ作業を指示するためには、一つひとつ演算作業を登録していかなければなりません。

データ量によっては登録作業に膨大な時間がかかってしまいます。

RPAにまとめることで操作が簡便になるとしても実際にかかるコストを精査し「RPAへ移行する」のか「マクロとRPAを併用」するのかを検討しましょう。

導入を失敗しないためのRPAツール選定ポイント

導入に失敗しないためのRPAツール選定ポイントは下記3つです。

1.目的に沿った機能が搭載されているか
2.種類が自社に合っているか
3.業務フロー設定の難易度が高くないか

RPAツールは多くの企業から提供されています。

自社に適したツールが選択できるようポイントを押さえておきましょう。

1.目的に沿った機能が搭載されているか

まずは、自動化したい業務の洗い出しや導入目的を明確化しておきましょう。

RPAツールは製品によって対応できる業務が異なります。

導入目的が明確化していなければ、どのツールが自社に適するのものなのか判断できません。

単純作業のみを自動化の対象とするものもあれば、複雑な作業に対応するためAIを搭載しているものもあります。

まずは、現在抱えている課題を書き出して、どのような機能があれば解決できるのかを明らかにしましょう。

また、RPAは多くのツールが月額や年額での定額課金制を採用しています。

機能だけでなく、導入後は半永久的に支払う固定費となることを念頭において選定しましょう。

2.種類が自社に合っているか

RPAには下記3つの種類とそれぞれ特徴があります。

種類	特徴
クラウド型	サービス提供先のサーバー上のシステムをインターネットを通して利用するもの。導入コストはかからないが、自動化できる範囲がWebブラウザ上の作業に限られてしまう。
サーバー型	自社サーバーにRPAをインストールすることで使用可能になるもの。サーバーによって集中管理ができるため、多数のパソコンを一括に動作させられる。しかし、導入費用や管理費用が高額になりやすい。
デスクトップ型	自社のパソコンにインストールして使用するもの。個々の作業内容に合わせて細かく調整可能。ただし、処理速度や処理量はパソコンのスペックに左右される。

もちろん、ツールによって機能が変わるため、必ずそれぞれの機能を確認しておきましょう。