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企業や地方自治体などで、業務効率化のための新たな技術としてRPA（Robotic Process Automation）の導入が注目されています。
しかし、RPAの概要やメリットやデメリットを知らない方も多いのではないでしょうか？
本記事では、RPAの基本的な概念から業務効率化のメリットやデメリットまで深掘りして解説いたします。
さらに、企業や地方自治体での実際の成功事例を通して、RPAがもたらす変革の実態をご紹介します。
RPAとは「ソフトウェアロボットを使用したパソコン上の事務作業の自動化」
RPA（Robotic Process Automation）は、文字通り「ロボットによるプロセス自動化」を指します。
しかし、ここでの「ロボット」は物理的な機械ではなく、ソフトウェア上で動作する仮想的なロボットを指します。
人がパソコン上でおこなう繰り返しの事務作業を模倣し、自動で処理を進められるのが特徴です。
たとえば、従来は人の手によっておこなわれていた下記のようなタスクも、RPAを用いることで効率的かつ高速に自動化できます。
- データのコピーアンドペースト
- フォームへの入力
- メールの自動送信など
作業ミスの減少や業務の生産性を大幅に向上させることが期待できます。
ただし、導入初期のコストや維持管理、過度な依存のリスクもあるため、導入時には慎重な検討が必要です。
RPAを使った業務効率化のメリット
RPAを使用した業務効率化のメリットは下記３つです。
- コストの削減
- ヒューマンエラーの防止
- クリエイティブな業務に集中できる
コストの削減
RPAを導入することで、コストを削減につなげられる場合があります。
たとえば月45万円で1年間エンジニアを雇用した場合、45万円×12か月＝年間540万円が必要です。
しかしRPAは運用費がかかるもの、人件費よりは安価なツールもあるため、選び方で大きなコスト削減となります。
弊社のプランで説明すると「内製化支援プラン」では、約2週間の研修費用が約15万円、開発ライセンスの年間費用が50万円です。
そのため年間コストは65万円となり、年間コストで比較すると、475万円もの差となります。
削減したコストで企画や設備に投資できるため、事業の拡大にもつながるでしょう。
ヒューマンエラーの防止
人の手作業は、疲れや注意力の低下、単純な見落としにより、エラーが生じやすいものです。
たとえば、大量のデータを入力する場合、数時間にわたる作業のなかで数字の入力ミスや情報の見落としが発生することもあるでしょう。
しかし、RPAは一度設定されたシナリオに従い、一貫した処理を間違えずに遂行します。
RPAの導入はヒューマンエラーのリスクを大きく減少させる有効な手段といえます。
クリエイティブな業務に集中できる
RPAの導入によって繁雑な作業や繰り返しのタスクが自動化されます。
結果、時間的な余裕が生まれるため、従業員がクリエイティブな業務に集中できるようになるでしょう。
たとえば、RPAを用いて日常の請求書処理を自動化したとします。
これまで業務にのみ時間を割かれていたスタッフも、新プロジェクトの企画や顧客対応の質を向上させる取り組みを行えます。
RPAは業務効率化だけでなく、企業の成長や付加価値の向上にもつながるツールとなるのです。
RPAを使った業務効率化のデメリット
RPAの導入は多くのメリットをもたらす一方で、下記のようなデメリットもあります。
- 導入コストが高いこともある
- 保守運用のコストが発生する
- 業務が停止する恐れがある
デメリットを把握した上で、導入を検討しましょう。
導入コストが高いこともある
RPAの導入には専門的な知識が必要となるため、適した人材がいない場合には、外部から専門のコンサルタントを雇う必要が出てきます。
その際、選定から動作テストなど多くの工程を必要とするため、導入コストが高くかかる場合があります。
RPAの導入を検討する際は、初期コストの見積もりをしっかりと考慮しておきましょう。
保守運用のコストが発生する
RPAは事前に決められたルールに基づいて業務を行います。
そのため業務に新ルールが導入された際、RPAのシナリオを更新する技術者の手間や時間が追加で発生します。
RPAを継続的に活用するためには、保守運用のコストも考慮した運用計画の策定が必須です。
業務が停止する恐れがある
ネットワークの切断などの予期せぬアクシデントにより、RPAの処理が停止してしまうリスクは常に考えておかなければなりません。
データ連携をするRPAが正常に動作しなくなると、他のサブシステムにも影響を与える可能性があるためです。
リスクを避けるため、RPA導入時には十分なリスク評価と対策の策定が必要です。
自動停止する要因として、下記のようなものが挙げられます。
- ブラウザのバージョンアップ
- OSのバージョンアップ
- Wi-Fiの切断
RPAでできること
RPAが得意とする以下の業務を紹介します。
- 定型業務
- カスタマーサポート対応
- データを取り扱う業務
定型業務
RPAは、あらかじめ手順が決められた業務が得意です。
例えば下記のような作業が挙げられます。
- 経費精算
- 請求書作成
- 広告レポート作成 など
事前に指定された手順通りに行うことで完成させられる定型的な業務は、RPAを比較的導入しやすいでしょう。
カスタマーサポート対応
RPAはチャットボットサービスなどと組み合わせることで、顧客対応の自動化や効率化が実現可能となります。
そのため、カスタマーサポートの分野でも活躍しています。
「株式会社GSユアサ」では、RPAとチャットボットを組み合わせて、顧客からのよくある質問に自動で返答するシステムを導入しました。
これによりサポート担当者の負担が減少し、複雑な問い合わせに集中できるようになりました。
カスタマーサポート対応は、RPAの活用で顧客体験の向上とオペレーションの効率化が同時に達成できる領域です。
データを取り扱う業務
RPAは、定型的なデータ操作・連携・収集・整理などを自動化できるため、さまざまなデータ関連の業務で役立ちます。
例えば日次レポート作成業務の場合、前日の売上データや顧客データを自動で取得・集計し、所定のフォーマットに整形して報告書を作成するプロセスが自動化されます。
また在庫管理においては、商品の入出庫情報をリアルタイムで更新し、所定の値を下回った時に自動で発注指示を出すなどのフローを構築できます。
データを中心とした業務においては、RPAの導入により業務の効率化とエラーの低減を同時に実現できます。
RPAでできないこと
RPAが不得意とする以下の領域やタスクを解説します。
- 非定型業務
- 新しいもの
多様な業務プロセスを自動化する強力なツールである一方、すべての業務に適しているわけではありません。
導入前に、RPAに指示できる作業範囲を把握しておきましょう。
非定型業務
RPAは、あらかじめ定義されたルールや手順に従うことが前提であるため、非定型業務の自動化には向いていません。
たとえば、クリエイティブなデザイン作業や戦略的な意思決定、人間の感覚や直感が求められる業務は苦手です。
非定型の業務に関しては、RPAの導入を検討する前に、業務の性質や特徴をよく理解しなければなりません。
新しいもの
RPAは、定義されたルールに基づいて動作を繰り返すため、新しい手法や変更された業務フローには柔軟に適応できません。
そのため、新しいシステムの導入時や業務フローが大きく変更された場合、対応するためにはRPAのプログラム自体を再設計する必要が出てきます。
RPAには、未知の状況に即座に対応する能力に限界があるため、変更の多い業務や新事業の立ち上げ時には注意が必要です。
RPAを使った業務効率化の成功事例
RPAの導入による業務効率化は多くの企業や自治体で実現されています。
以下の事例を紹介します。
- 株式会社精晃商会様
- 株式会社空見スチールサービス様
- 愛知県阿久比町
Web発注データ取込み業務を自動化｜株式会社精晃商会様
株式会社精晃商会は、毎日の繁忙な受注受付業務において、少人数体制のため業務の遅延や残業が常態化していました。
そこで課題を解決すべく、RPAソフトを導入し、Web発注データ取込み業務を自動化。
その結果、毎日約1時間の業務時間が短縮され、月間で80〜100時間の作業時間が削減されました。
さらに、別の得意先B社の業務においてもRPA化が進められ、締切り時間に追われる作業者の負荷が大幅に軽減されたのです。
RPAの導入により、業務効率の向上だけでなく、作業の質も向上し、業務の余裕とゆとりが生まれました。
受発注システムのデータ入力を自動化｜株式会社空見スチールサービス様
株式会社空見スチールサービスは、鉄鋼業界での新しい挑戦としてITの活用を検討しました。
とくに、RPAの導入が他業種に比べて進んでいないと感じたため、先行して取り組み、生産管理部で受発注システムのデータ入力を自動化することに成功。
さらに、他の部署でもデータの入力や経費精算のプロセスを自動化し、社員の作業負担を大きく軽減できました。
上記の取り組みにより、同社は業務効率化と社員の働きやすさの向上を実現しています。
参考：ご導入事例Heart Core Robo｜株式会社空見スチールサービス様
固定資産税関連の入力作業の自動化｜愛知県阿久比町
愛知県阿久比町は、固定資産税（土地）関連の業務効率化を目的としてRPAを導入しました。
従来、職員が手動でおこなっていた入力作業を自動化し、データ受領形式を紙からCSVに変更。
この結果、業務時間は年間450時間削減され、削減率は90％に達しました。
また、固定資産税の他の業務や口座振替の登録などでも時間削減効果を確認。
RPAの導入により、職員がおこなう繁重な業務の負荷が軽減され、窓口サービスの向上や課税の精度向上に貢献しました。
まとめ
RPAを活用した業務効率化は、現代の企業や地方自治体での生産性向上の鍵です。
実際に多くの企業や自治体はRPAの導入により、業務効率化を実現しています。
しかし、成功するためには、適切な導入方法や活用方法が必要です。
弊社は、これまでの多数の成功事例をもとに、RPAの導入サポートをおこなっています。
RPAの導入を検討している企業や組織の方々は、ぜひともお問い合わせください。
