この記事では、RPA導入前から導入完了までの流れを８つのステップに分けて解説します。

RPAの導入を検討している方・RPAをDXに役立てたいという方におすすめの記事です。

【８ステップ】RPA導入の進め方

RPA導入の成功のためには下記8つのステップで進めるのが大切です。

1. 導入する規模を明確にする
2. 現状の業務プロセスとあるべき姿と課題を洗い出す
3. 導入する業務範囲を選定し、KPIを下書きする
4. RPAツールの選定をする
5. テスト導入をする
6. 不具合や気になる点を洗い出す
7. 導入する業務範囲を再度見直しKPIを固める
8. 本格導入する

それぞれのフェーズでの成功のポイントを解説しますが、最も成功率が高いのは、すでに複数社のRPAを導入してきたRPAコンサルタントや、ベンダーに相談することです。

当社では無料コンサルティングも承っておりますので、お気軽にご相談ください。

【STEP１】導入する規模を明確にする

どの規模でRPAを導入するのかを見極めます。

導入する範囲が部署内だけなのか、もしくは複数部署にまたがるのかを確認するところから始めるとよいでしょう。

例えば、総務部と経理部の両方に導入する場合、総務部と経理部の両方から担当者を選出し、プロジェクトチームを用意する必要があります。

一方で、経理部内のみで導入する場合は、経理部内で担当者を1名選定し、その担当者がメインで進めれば十分です。

スモールスタートのメリットは小さく始められることですが、後から全体最適をする際に「そのRPAではできなかった」という問題が発生することも。

不安であれば、先に専門家に相談するのがおすすめです。

【STEP２】現状の業務プロセスとあるべき姿と課題を洗い出す

次に、現行の業務プロセスを詳細に書き出し、理想の業務プロセスと、その間にある課題を洗い出します。

例えば、請求書発行のプロセスを例に出すと、下記のようになります。

【現状】

• 請求先の住所をシステムから検索し、請求書にコピペする
• 前月の受注数を確認し、請求額を算出する
• 請求先の担当者をシステムから確認し、PDF化してメール送信

【理想】

• DBから住所を自動抽出し、自動入力される
• 請求先情報から、前月の受注数と金額データが抽出され、請求額が決定。自動入力される。
• 請求先情報に登録済のメールアドレスに自動送信。

担当者に属人化してしまっている業務の場合には、担当者にマニュアルを作成させたり、PJ責任者がヒアリングをする必要性があります。

なお、この際に業務フロー表も作成しておくと、どこまで自動化ができるのかが明確になります。

＜例：請求書データ送付と確認の業務フロー例＞

1. 請求書データの確認
2. 請求書の作成
3. 請求内容の確認・突合
4. 上司への承認依頼
5. 上司の承認
6. 請求書の送付準備
7. 請求書の送付
8. 入金確認

【STEP３】導入する業務範囲を選定し、KPIを下書きする

業務プロセスを整理して書き出したら、次は自動化する業務範囲を選定していきましょう。

この段階では、希望化する業務が自動化できそうか、できなさそうかにかかわらずリストアップをするとよいでしょう。

リストアップ完了後、その業務範囲に基づいたKPIを下書きしていきます。

例：

• 自動化する業務：請求書作成業務
• KPI：月間100時間かかっている業務をRPAで10時間まで削減

【STEP４】RPAツールの選定をする

STEP3でリストアップした自動化したい業務一覧に基づき、自社にとって最適なRPAツールを選定していきます。

ツール選定のコツは下記4点です。

• 導入用途で選ぶ
• 拡張・連携のしやすさで選ぶ
• ライセンス費用で選ぶ
• 販売代理店（ベンダー）のサポートで選ぶ

RPAツールの選定は、ベンダー選定と同義といっても過言ではありません。

正しい知識をもったベンダーを選定することが、結果としてRPAツールの選定成功確率を上げることになります。

RPAツールの選び方については下記の記事もご覧ください。

関連記事：【2024年】RPAツールのおすすめ9選！選ぶポイントや悩み別に紹介！

【STEP５】テスト導入をする

RPAツールを選定したら、次はテスト導入を行います。

テスト導入を通じて、対象業務の自動化の可否、ロボット開発時の操作性、安定性（止まらずにスムーズに動くか）などを確認していきます。

RPA導入の際には下記に注意しましょう。

• 担当者がストレスなく操作（開発）できるか
• 問題なく業務を自動化できるか
• 業務時間削減や業務負荷の低減につながるかどうか

【STEP６】不具合や気になる点を洗い出す

テスト導入を行った際に発見した不具合や気になる点をリストアップしましょう。

メーカーからの直販の場合は、仕様の確認やプランアップなどを検討します。

この際、当初予期していなかった追加カスタマイズ費用や、追加工数がかかるリスクがあります。

ベンダーなどに相談してここまで進めている場合には、ベンダーに相談してみましょう。

なお、ベンダーに相談する場合であっても、無償対応が可能な範囲と、そうでない有償の開発が必要なケースに分かれます。

RPAツール選びがベンダー選定同様だと説明したのには、ここの問題を解消できるか、できないかがベンダーによって異なるからです。

また、信頼できるベンダーを選定することで、そもそも不具合が発生しづらい状態を構築しやすくなります。

【STEP７】導入する業務範囲を再度見直しKPIを固める

テスト導入の結果をもとに、導入する業務範囲を再度見直し、KPIを確定する作業に入ります。

▽想定ケース例

【理想のスコープ】 ・請求書発行の自動化 ・支払い処理の自動化 【現実】 ・請求書発行の自動化は可能 ・支払い処理の自動化は不可 【スコープの見直し】 ・請求書発行の自動化 ・記帳更新の自動化

上記のように、テスト導入した結果から対象スコープを見つめ直す作業が必要です。

新規導入時には「スモールスタート」で進めることが推奨されるため、まずは小さな範囲から導入し、徐々に拡大していくのが効果的です。

＜スモールスタートのメリット＞

• 自動化の対象となる業務プロセスが過大になりづらい
• RPA開発の難易度が上がりづらい

自動化を検討する際は、上記のマトリクスに従って優先度を決定するのがよいでしょう。

この後、STEP3で立てたKPIを決定する作業に入ります。

【STEP８】本格導入する

本格導入前に、メンテナンスコストやKPIの最終案を確認し、コストに見合った導入であるかを検証します。

費用対効果を算出する際は上図のとおり

1. A：従業員に要していた費用はいくらか
2. B：RPAが業務処理をする場合の費用（＝開発費用）はいくらか

を考えます。

多くの場合「B」の費用が大きくなりがちのため、「A」で除すると投資回収に必要な期間が算出可能です。

開発コストに年間のツール代、メンテナンス代なども加えると、より正確な投資回収機関を算出できます。

失敗しないための、RPAを導入する際の注意点３選

RPA導入後に躓かないために、事前に押さえておくべき重要な注意点は下記3つです。

• 【注意点１】立ち返るべき「導入の一番の目的」を明確化する
• 【注意点２】RPAで自動化する業務の選定は慎重に
• 【注意点３】RPA導入支援のサポートを受けられるサービスを選ぶ

【注意点１】立ち返るべき「導入の一番の目的」を明確化する

RPA導入では「導入の一番の目的」を明確にすることが不可欠です。

RPA導入を進めているうちに、手を広げすぎて導入が行き詰まるという失敗例も散見します。

これを避けるために、立ち戻るべき「RPA導入の一番の目的」を関係者全員で共有しておきましょう。

はじめて自動化にチャレンジする場合には、全業務にRPAを検討するのではなく、最も効果が見込まれる業務にフォーカスしましょう。

一番の目的を軸に少しずつPJを広げることで、成功率は格段に高まります。

【注意点２】RPAで自動化する業務の選定は慎重に

RPAは、定型業務や作業手順が明確に定義されている業務に適しています。

手順が不明確な業務や非定型業務は、RPAの導入が不可能か、もしくは導入しても効果に期待できません。

まずは、小さな業務の自動化から始めて、徐々に範囲を広げていく「スモールスタート」を心がけましょう。

【注意点３】RPA導入支援のサポートを受けられるサービスを選ぶ

初めてのRPA導入の場合、自社担当者が「RPAでできる自動化の範囲」がわからないケースがよく見られます。

範囲やできることが明確になっていないと「あるべき姿」からズレることが多く、結果として失敗します。

このため、ベンダーが提供するカウンセリングやサポートサービスを利用すると良いでしょう。

当社でも無料相談の機会を用意しています。ぜひご活用ください。

上手にRPAを導入しよう

RPA導入の成否は、計画と準備でほとんど決まると言っても過言ではありません。

順序を守って適切なステップを踏み、注意点を逐一確認することで、業務効率化を最大限に引き出すRPA導入が実現できます。

様々な導入案件に長年携わってきたベンダーの導入コンサルタントは力強いサポーターにもなります。

上手に活用して、RPA導入を成功に導きましょう。