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労働者不足が深刻になってきている現在。業務を自動化するDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進が課題となっています。
その中でも大きな業務効率化につながるとして、近年注目されているのが「RPA」です。
本記事では、RPAに焦点を当てて、対応可能な業務やツールの選び方まで解説します。
RPAの導入を検討している方は、ぜひご一読ください。
RPAは「ソフトウェアによる業務を自動化する技術のこと」
RPA（Robotic Process Automation）とは、パソコン上で行う業務をロボットを利用して自動化する技術のことです。
業務で使用するマウスやキーボードの動作を記録させることで、人間と同じ作業を自動的に実行させられます。
データ入力や転記、ファイルの複製などの単純作業から複数のツールを横断する複雑な業務にも対応可能です。
大規模な投資が必要ないため、多くの企業からの注目を集めています。
RPAと類似の言葉との違い
RPAと類似の言葉に下記があります。
- AI
- IoT
似ている言葉ではありますが、作業範囲や機能が異なります。
きちんと違いを理解しておきましょう。
AI：ソフトウェアに組み込まれる指示ソフトウェア
RPAとは一般的に自動的に業務を行うシステムそのものです。
一方で、AI（Artificial Intelligence）は、RPAやソフトウェアに組み込まれ作業の振り分けや指示を行う機能のことです。
いわば脳のようなものです。
RPAは入力や情報取得のような定型的な作業が主です。
しかし、AIを搭載したシステムであれば、画像解析や音声解析など非定型業務の自動化も行います。
両者は概念が大きく異なるため、違いをきちんと理解しておきましょう。
IoT：家電などをインターネットに接続する技術
IoT（Internet of Things）は、物理的なデバイスや車両、家電製品などの「モノをインターネットに接続して情報交換する仕組み」です。
たとえば「外出先からエアコンの温度調整」や「勤務地からペットの健康状態の把握」などがIoTの活用例です。
IoTの技術は、企業での製品生産から日常生活に使う家電まで幅広く応用されているため、今後さらに多くの産業に導入され技術革新を起こしていくと予測されています。
RPAを導入するメリット
RPAを導入するメリットは、以下の3項目です。
- 人件費の削減
- 定型業務の効率化
- 品質の向上
導入のメリットを押さえて、自社に活用できるかを判断しましょう。
人件費の削減
これまではデータ入力や転記などの定型作業も人間が行わなければならず、コスト削減が難しい状態でした。
しかし、RPAで定型作業をソフトウェアロボットに代行させられれば、より短時間で同じ成果をあげることが可能です。
速度と正確性は人間よりも遥かに高いため、作業効率を向上させながら人件費の削減につなげられます。
定型業務の効率化
RPAは、繰り返し行われる定型業務の自動化に特化しています。
具体的には下記のような作業です。
- Excelでのデータ入力やファイルの移動
- メールの送受信
- Webブラウザからの情報収集 など
単純作業に割かれていた時間を削減することで、従業員を企画の作成や業務改善などクリエイティブで複雑な業務に集中できます。
定型業務以外の部分でも業務効率化、生産性の向上につながります。
品質の向上
データ入力や転記などの簡単な業務でも人間が作業するとヒューマンエラーは必ず起こります。
自社で完結できれば良いですが、他社と取引に関するデータでのミスは取り返しの付かないことになるかもしれません。
しかし、RPAツールは指示された手順やルールにもとづいて繰り返し動作するため、作業の品質が一定に保たれます。
ミスが起こらないばかりか人間が作業を行うよりも高い品質の業務が行えるでしょう。
RPAを導入するデメリット
RPAを導入する上で一番のデメリットは、導入・運用コストが発生する点です。
それぞれのツールで価格が大きく異なり、中には運用費が年数百万円を超えるものもあります。
導入コストと導入後で削減される人件費をきちんと計算しておきましょう。
また、ツール導入時には、従業員へ教育するためのコストも掛かります。
ツールの学習をしている間は通常業務ができないので、一人当たりの業務量が増加する懸念もあるでしょう。
自社事業との相性もあるため、メリットやデメリット、機能などさまざまな観点で選定を行いましょう。
RPA化可能な業務
RPAで自動化できる具体的な業務は下記のようなものです。
- データ入力と処理
- ファイル整理
- メール対応
RPAが自動的にデータ入力と処理を実行することで、作業の速度や正確性が向上して業務の負担を軽減してくれます。
入力したデータの集計や加工も学習してくれるので、レポート作成も可能です。
加えて日常的に行われるファイルの保存や移動、整理などの作業は、RPAで自動化できます。
特定の条件にもとづいて自動的にメールを送信したり、受信したメールを自動的に指定したフォルダに振り分けて担当者に通知を送ることも可能です。
自社に適するRPAツールを選定するポイント
自社にRPAツールを導入する際には、以下のポイントを考慮しながら選定してください。
- 導入費用
- 業務との相性
- カスタマイズ性
それぞれのポイントが重要な理由について、詳しく解説していきます。
導入費用
RPAツールは製品によって導入費用が異なります。
資料や担当者にきちんと確認し、運用開始までどれくらいの費用がかかるのかを把握しておきましょう。
また、RPAツールは多くの場合、月額や年額での定額支払制となっています。
一度定着すれば半永久的に支払いが必要になることを念頭において、導入を検討しましょう。
業務との相性
RPAツールの導入時に、自動化したい自社の業務を棚卸しして明確化しておきましょう。
作業内容が明確になっていないと、自社には必要のない高機能で高額なツールを導入することになり、導入や運用開始までにかなりの費用がかかってしまいます。
自社の業務要件をしっかりと洗い出し、最も適したRPAツールを選択することが重要です。
カスタマイズ性
RPAツールによる業務の自動化を進めていると、展開したい領域も広がっていきます。
しかし「追加で作業範囲を広げられない」「機能の拡張ができない」ようなものを選んでしまうと新たに違うツールと契約する必要がでてきます。
会社全体の作業自動化や業務効率化を考えている場合には、拡張性の高いものを選びましょう。
RPAを導入して業務を効率化した事例
RPAを導入後のイメージが難しい方のために、実際にRPAを導入した企業の事例を紹介していきます。
今回紹介するのは、以下の2つの業種です。
- テナント900店舗への請求業務を自動化｜東神開発株式会社
- 納品伝票書の確認｜ASブレーキングシステムズ株式会社
それぞれどのような業務を効率化できたのか、詳しく解説していきます。
テナント900店舗への請求業務を自動化｜東神開発株式会社
東神開発株式会社は、多摩川高島屋ショッピングセンターを始め、現在国内12の商業施設を運営する企業です。
同社では運営施設の拡大とともに、本社で集中処理する事務作業の増大が課題となっていたことからRPAの導入を決定しました。
これまで人力で行っていた業務をRPAへ移行したことで、年間8,000時間相当のリソースの創出に成功しました。
人件費換算ではRPAの導入・運用コストを大きく上回る効果があったとしています。
RPAの事例は社内メールで共有しているため、興味をもった社員から担当業務への導入提案が寄せられるような土壌も出来上がっています。
参考：RPAツールを1つに集約して全社展開。統合管理を実現し、効率的な運用が可能に｜株式会社日立ソリューションズ
納品伝票書の確認｜ASブレーキングシステムズ株式会社
ASブレーキングシステムズ株式会社は、自動車用のブレーキ製品を生産するメーカーです。
同社では仕入れ業者からの「納品書伝票」が月間約16,000枚発生しており、記載内容の照合に多くの工数や人員が割かれていました。
RPAを導入した所、これまで月800分かかっていた「納品書の仕分け作業」が月200分程度となり、600分、約10時間の業務時間短縮に成功しました。
これから他工場を含めてRPAによる自動ロボット化を推進し「働き方改革」を進めるとしています。
まとめ
RPAはパソコンで行う定型業務から社員を開放し、業務効率化の大きな第一歩となる技術です。
普及が進むことでコスト削減だけにとどまらず、浮いたリソースで新事業の立案や生産性の高い業務を行うことが可能となります。
ただしRPAは定額支払制であり、ツールによっては運用費が高額になる場合があります。
コストと機能を見比べながら、自社に適したツールを選択しましょう。
