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【コピペ可能】RFPの書き方とは？必要項目をわかりやすく解説
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RFPとは「提案依頼書」と呼ばれ、ベンダーに具体的な提案を依頼する書類のことを指します。
ベンダーとは、商品やサービスを提供する企業のことです。
課題や背景、要求事項を整理してRFPを作成することで、ベンダーとの認識のずれが少なくなり、より良いシステム開発に繋がります。
本記事では、RFPの目的やメリットだけでなく、書き方や必要項目についても例文を添えて紹介します。
RFPとは「企業がベンダーに出す具体的な依頼書」
RFP（Request For Proposal）は「提案依頼書」と呼ばれ、企業がベンダーに出す具体的な依頼書のことです。
概要や要求事項などを記載した後、複数のベンダーに提示。
確認後に送られてくる「予算」や「可能作業範囲」などの返答を見て依頼するベンダーを絞り込みます。
RFPを作成することで、数多くいるベンダーから自社が依頼したいベンダーを見つけやすくなります。
RFPを作成するメリット
RFPを作成するメリットは下記の3つです。
- 複数のベンダーの情報を公平に評価できる
- 課題や要件を適切にベンダーに伝えられる
- ベンダーとのトラブル防止になる
RFPでは複数のベンダーに対し共通の項目を用意し、回答を集めます。
比較すべき項目が一律となって明確化するため、希望にマッチしたベンダーを選びやすくなります。
RFPと類似の言葉の違い
RFPと類似している言葉に、「RFI」や「要件定義」があります。
これらの言葉の違いについて詳しく解説していきましょう。
RFIとの違い
RFPとRFIの違いは「内容の詳細度」です。
RFI（Request For Information）は、入札や調達に先立ちベンダーからの情報提供を受けることを目的とした依頼文書です。
日本語で「情報提供依頼書」と呼びます。
ベンダー選定の際にどのような項目、判断基準が必要かを判断するために作成されます。
RFIをベンダー10社程度に送付、回答を受けた後、RFPの作成を行いベンダー選定を行うのが一般的です。
要件定義との違い
RFPと要件定義の違いは「目的」です。
要件定義は機能要件や非機能要件などを定義し、発注者と受注者の認識を揃えるために作成されるものです。
きちんと要件定義が行われないままだと制作側の判断で作業が行われ、希望したものと全く違うものが完成する可能性があります。
RFPを使いベンダーを選定した後は、要件定義書を作成し認識を揃えておきましょう。
RFPよりも詳細な内容を決めておく必要があります。
RFPで必要な16項目と書き方
RFPを作成する際には下記の16項目が必要です。
- 会社名・プロジェクト名（表紙）
- 概要
- プロジェクトの背景
- 現状の課題
- 目的・ゴール
- 開発体制と役割
- 本番の稼働時期やスケジュール
- 現状のシステムの状況
- 新システムの方針と対象範囲
- 予算
- 機能要件
- 非機能要件
- その他の要件
- 契約事項
- 提案手続と日程
- 発注者の会社情報
それぞれの項目の書き方を、例文を添えて紹介します。
①会社名・プロジェクト名（表紙）
表紙には、プロジェクトの名称と自社名を記載します。
【記載例】
顧客管理システム開発プロジェクト 提案依頼書
◯◯◯◯株式会社
YYYY年mm月dd日
②概要
プロジェクトの全体像がベンダーに伝わるように、RFPの位置付けや項目を簡潔にまとめます。
【記載例】
このプロジェクトは、顧客管理を適切に行い、営業プロセスを効率化することによる受注率の向上を目指しています。新しい顧客管理システムの開発により、現行の顧客データ管理の課題を解決し、効率的な顧客データの管理と分析の実現を目指しています。
③プロジェクトの背景
このプロジェクトをなぜ立ち上げることになったのかを簡潔に説明します。
【記載例】
現在、顧客データの管理をExcelで行っていますが、管理件数の増加に伴い、作業の遅延やデータの調合性が取れなくなるなどの問題が起きています。このような現状を踏まえ、新しい顧客管理システムの導入により、作業の効率化と適切な顧客管理ができる体制の実現に向けて、本プロジェクトが発足しました。
④現状の課題
現状、自社で抱えている課題を明確にし、ベンダーに伝えます。
業務フローが複雑な場合や、業務を行ううえでの制約がある場合には、図や箇条書きを交えて記載すると効果的です。
【記載例】
①入力ミスの多発
手作業で顧客データを入力しているため、入力ミスや重複が多発している。
②作業の遅延
従業員の入力スピードにも限界があり、件数が多くなると入力作業が間に合わなくなる。
③データが分析しにくい
データの可視性が低く、分析しにくいため、営業活動に活かしにくい
⑤目的・ゴール
プロジェクトの目的をベンダーに共有します。
ベンダーに目的やゴールを共有する際は、品質・費用・納期の3つの観点から、可能な限り定量的で具体的な指標を設けます。
定量的で具体的な指標を提示することで、自社の意図に沿った提案をベンダーから受けやすくなり、プロジェクトを推進するうえでも効果測定がしやすくなるでしょう。
【記載例】
■品質
・顧客管理に割く時間を20％削減できること
・データの誤入力や重複を0件にすること
■費用
・5,000万円以内でシステムを完成させる
■納期
・YYYY年mm月dd日までにシステムを本格稼働させる
⑥開発体制と役割
プロジェクトをどのような体制・役割で進めていくのかをベンダーに明記してもらいます。
進行において、プロジェクトマネージャーの手腕が大きく影響します。
プロジェクトマネージャーの実績は明記してもらうように指示しておきましょう。
【記載例】
・プロジェクトメンバーとその役割を明示してください。
確定していないメンバーは「未定」と記載し、役割はすべてを網羅するように記載してください。
・プロジェクトマネージャーの経歴や実績のわかる資料をご提示お願いします。
⑦本番の稼働時期やスケジュール
スケジュールを要件定義から開発、テスト運用も含めてスケジュールを提示してもらいます。
自社がどのようにプロジェクトに関わっていくのか、どのようなタスクが発生するのかが、スケジュールの全体感とあわせてわかるように提示してもらいましょう。
【記載例】
週単位での全体スケジュールを明示してください。
また、スケジュールの中で発生するタスクを明示し、各タスクの担当の記載をお願いいたします。
⑧現状のシステムの状況
現状のシステムの状況を可能な限り詳しく記載します。
新システムを導入することによって、現行の他のシステムに影響する可能性があります。
また、社内で使用しているサーバーやPCのスペック等も記載しておきましょう。
【記載例】
Excelを使用して顧客情報を管理。
●●部の使用しているPCにExcelがインストールされており、顧客情報を編集しています。
Excelは社内の共有ネットワークに格納されており、社内ネットワークを利用できる者であれば、誰でも編集可能です。
・サーバー（30台）
Windows Server 2020を搭載
・クライアントPC（50台）
機種：パナソニック Let’s note SV9 CF-SV8RDAVS
OS：Windows10
・Microsoft Excel
名称：Excel 2016 バージョン：16.0
⑨新システムの対象範囲
新システムの使用者（運用管理者、社内利用者）の情報を記載します。
システムを利用する部門が限られている場合は、部門名や人数を記載します。
【記載例】
新システムの利用者
・運用管理者
●●部 20名
・社内利用者
○○部 50名
⑩予算
本プロジェクトにかけられる予算をベンダーに提示します。
どこまでを予算に含めるのかも明記しましょう。
【記載例】
初期開発費用：3,000万円
※稼働後の保守・運用費は別途
※予算内での開発が困難な場合はお見積りをご提示ください。
⑪機能要件
システムに必要な機能や、どのような機能を実装したいのかを可能な限り具体的に明記します。
【記載例】
以下の機能要件を満たす顧客管理システムのご提案をお願いします。
①顧客情報の管理機能
・顧客情報を一覧で表示する。
・顧客情報には、会社名、氏名、メールアドレス、電話番号が含まれる。
・上記の情報を編集・削除・新規登録できる。
②顧客情報の検索機能
・顧客情報を条件で検索できる
・検索条件には、会社名、氏名、商談内容が含まれる
⑫非機能要件
システムの性能やセキュリティ、ユーザビリティなど、機能要件に含まれない事項を記載します。
【記載例】
①可用性
・システムは常時稼働し、メンテナンスも容易にできること
・システム障害時には、エラーメッセージを表示すること
・システム障害時にもデータの損失がないこと
②セキュリティ
・システムには、認証・暗号化などのセキュリティを備えること
・システムには、データ保護のためにバックアップ機能を備えること
③拡張性
・システムは、顧客数の増加に対応できること
・システムは、新機能の実装を想定した仕様であること
④パフォーマンス
・システムは、データの処理速度が迅速であること
・システムは、データ処理の効率性のために最適化されていること
⑤ユーザビリティ
・システムは、使いやすいユーザーインターフェースであること
・エラー時にはエラーメッセージを適切に表示すること
⑬その他の要件
その他の特別な要件を記載します。
【記載例】
提案ベンダーは、プロジェクト進行状況を週次で報告すること。
⑭契約事項
契約に関する条件や規定を説明します。
システム開発時には曖昧な口約束が原因でトラブルに発展する場合もあります。
契約事項をベンダーに明記してもらうことで、トラブルのリスクを低減させられるでしょう。
【記載例】
契約事項や条件について明示をお願いいたします。
⑮提案手続と日程
オリエンテーションや最終採否を決定する日程を明記します。
スムーズに進めるために、できるだけ細かくスケジュールを区切るようにしましょう。
【記載例】
・オリエンテーション：YYYY年mm月dd日 15:00〜16:00
・質疑応答：YYYY年mm月dd日 17:00まで
※メールにて受付。弊社の本プロジェクト担当のアドレスに規定のフォーマットに沿ってお送りください。
・提案提出期限：YYYY年mm月dd日 17:00まで
・一次審査（書類審査）：YYYY年mm月dd日 17:00までにメールにて通知いたします。
・二次審査（プレゼンテーション）：YYYY年mm月dd日 〜 YYYY年mm月dd日
※一次審査を通過した会社様は1時間程度のプレゼンテーションをお願いいたします。
・最終採否のご連絡：YYYY年mm月dd日 17:00まで
⑯発注者の会社情報
発注者（自社）の会社情報を明記します。
会社の従業員数によっても、開発するシステムやその仕様が変更になる可能性があります。
【記載例】
社名：◯◯◯◯株式会社
所在地：東京都千代田区◯◯◯町1-1-1
代表者名：◯◯◯◯
設立年月日：YYYY年mm月dd日
資本金：1,000万円
売上高：2億円
事業内容：●●の開発および提供
従業員数：30名
主要取引先：△△株式会社、●●株式会社
取引金融機関：✕✕銀行
RFPを作成する際の3つのポイント
RFPを作成する際のポイントは下記の3つです。
- 背景や課題、目的を明確にする
- 立場や部署をまたいで、幅広くヒアリングをする
- 予算の上限を決めておく
RFPを作成する際は、背景や課題などの重要事項を明確にし、わかりやすく伝えることが重要です。
また、システム構築にあたって、他のシステムとの連携が必要な場合があったり、さまざまな立場や部署の方が利用する場合があったりするため、ヒアリングをしっかりと行いましょう。
背景や課題、目的を明確にする
RFPを作成する際は、背景や課題、目的を明確にし、ベンダーに適切に伝えることが重要です。
漏れなく、全て記述しましょう。
課題や目的が明確になっておらず、ベンダーとの間に齟齬があると、ベンダーから思ったような提案が上がってこなかったり、本来の目的とずれた提案が上がってきたりする可能性があります。
システム障害が起こった際のサポート体制やデータのバックアップ機能などシステムがうまく動作しない場合の条件も記載しておきましょう。
立場や部署をまたいで、幅広くヒアリングをする
新しいシステムを導入するにあたって、既存のシステムとの連携が必要になり、さまざまな部署の方に影響が出る可能性があります。
RFPを作成する際は、立場や部署をまたいで幅広くヒアリングをすることが重要です。
立場によってもシステムに求める機能や重要視するポイントが異なる場合があるため、RFPを作成する際はひとつのチームや部署の意見のみで作成しないようにしましょう。
予算の上限を決めておく
RFPを作成する際は、予算の上限を決めておきましょう。
システムを開発する際には予算を抑えたいものですが、予算が少なすぎるとベンダーもいい提案ができません。
機能要件や非機能要件をきちんと定めたうえで、適切な範囲で予算の上限を設定し、ベンダーに提示しましょう。
まとめ
RFPを作成することでベンダーを公平に選定でき、課題や要件を適切にベンダーに伝えられます。
作成時はできるだけわかりやすく、かつ具体的な情報を記載することが重要です。
必要な項目を記載して、漏れなく伝え、自社のシステム開発に最適なベンダーを選定しましょう。