プロジェクトマネジメントとは？重要性や手順、注意点について解説

プロジェクトマネジメントとは、プロジェクトを決められた期間や予算内で成功させるため、緻密に計画を立てて管理していくことです。

プロジェクトのメンバーそれぞれが高い能力を持っていても、進行管理がうまくできていなければ失敗につながるリスクもあります。

今回は、プロジェクトマネジメントの重要性や注意点について解説します。

プロジェクトマネジメントとは「プロジェクトを成功させるために計画を立て管理する」こと

プロジェクトマネジメントとは、プロジェクトを成功させるため事前に計画を立て、管理しながら進めていくことです。

そもそも計画に無理があったり、計画を立てても計画通りに実行されていなかったりすると、費用や期間が膨れ上がり失敗につながります。

そのため、無理なく実現可能な範囲で、適切な管理のもとプロジェクトを進めることが重要です。

また、より確実性を高めたプロジェクトマネジメントを行うなら、PMOの設置やPMOコンサルの依頼も検討しましょう。

PMOやPMOコンサルについては以下の記事で解説していますので、参考にしてみてください。

関連記事：PMOの役割とは？PMとの違いや導入するメリット、ポイントを解説

関連記事：【徹底比較】PMOコンサル会社を選ぶポイント！メリット・デメリットとおすすめの会社も紹介

プロジェクトを進行するうえでのプロジェクトマネジメントの重要性

プロジェクトを進行するうえで、プロジェクトマネジメントはスケジュールおよび費用の面でとくに重要です。

例えば、スケジュールの面では、どこかのタスクが遅れるとボトルネックとなってしまい、プロジェクトそのものの遅延につながります。

そのため、最終の期日も意識しながらスケジュール設定を行い、適切にマネジメントすることで遅延なくプロジェクトの完遂を目指すことが可能となります。

また、費用の面でマネジメントができていなければ、コストが予算を上回ってしまい、すべての工程を実現できず、失敗に終わってしまう可能性があるでしょう。

そのため、問題なくプロジェクトを完遂するために、プロジェクトマネジメントは重要な役割を果たします。

プロジェクトの進行プロセスと具体的なマネジメントの種類

次に、プロジェクトマネジメントを行ううえで必要な手順と、具体的なマネジメントの種類を確認しておきましょう。

ここでは、以下の内容を解説します。

• 【5STEP】プロジェクトの進行プロセス
• プロジェクトの進行に必要な10種類の具体的なマネジメント

【5STEP】プロジェクトの進行プロセス

プロジェクトは以下の順番で進行していきます。

1. プロジェクトの立ち上げ
2. 計画の立案
3. プロジェクトの実行
4. プロジェクトの進行管理
5. プロジェクトの完了

最初のフェーズが立ち上げです。

プロジェクトの成否は立ち上げ時に決まるケースが大半です。具体性があり実用的な計画でなければ、プロジェクトは成功しません。

第二フェーズの計画では、目標を明確にします。

主な目標は品質・コスト・納期の3つで、定量的で測定しやすい数値にしましょう。

第三フェーズの実行では、プロジェクトメンバーとコミュニケーションを取りつつ、プロジェクトを管理して遂行します。

全体の進捗状況だけでなく、メンバー個々人の状況も把握するよう努めましょう。

第四フェーズの進行管理では、プロジェクトの進捗や品質を監視し、必要に応じて計画や目標を変更します。

プロジェクトが大きければ大きいほど、追加予算が必要になったり完了時期がズレたりしやすくなります。

最後のフェーズがプロジェクトの完了です。

プロジェクト終了後も評価と分析を行い、次回以降のプロジェクトに活かせるようにしましょう。

プロジェクトの進行に必要な10種類のマネジメント項目

プロジェクトには具体的に、10種類のマネジメント項目があります。

プロジェクトマネジメントを行ううえでの注意点

プロジェクトマネジメントを行ううえで、以下の注意点を確認しておきましょう。

• プロジェクトの目的・ゴールを明確にし、共有する
• 目的達成のために必要な計画やタスクを洗い出す
• メンバー間で密にコミュニケーションを取り、情報共有を行う
• 各メンバーの役割分担を明確にし、進捗管理する
• プロジェクトリスクを把握し、事前に適切な対策を取る

それぞれ解説します。

プロジェクトの目的・ゴールを明確にし、共有する

メンバーが同じゴールを達成するためには、ゴールを明確にする必要があります。

例えば、DX実現に向けたプロジェクトでは、以下のようなゴールを設定できます。

• 1年以内に全社的なペーパーレス化を達成し、文書管理のデジタル化を完了する
• 6か月で顧客サービスのオンライン化率を80%にし、顧客満足度を20%向上させる
• 3か月ごとに新しいデジタルツールを評価し、業務効率化に貢献するツールを2つ導入する

また、コミュニケーションを通じて設定したゴールを共有しておくことも必要不可欠です。

目的達成のために必要な計画やタスクを洗い出す

目的達成のためには、プロジェクトの範囲を定義し、実行可能なタスクに分解することが重要です。

まず、プロジェクトの全体像を理解し、中間目標を設定しましょう。

次に、設定した中間目標に必要なアクションを特定し、それぞれのタスクを具体的な期限と責任者とともにリストアップします。

この作業を行うことにより、プロジェクトの進行状況を明確に把握でき、計画通りに進めることができます。

メンバー間で密にコミュニケーションを取り、情報共有を行う

プロジェクト成功の鍵は、メンバー間のコミュニケーションといっても過言ではありません。

定期的なミーティング、進捗報告、そして適宜フィードバックをすることで、チームは一丸となって目標に向かえます。

また、デジタルツールを活用すればリアルタイムでの情報共有が可能となり、遠隔地にいるメンバーともスムーズに連携を取ることが可能です。

このように、透明性を持って情報を共有することで、プロジェクトは円滑に進行します。

各メンバーの役割分担を明確にし、進捗管理する

各メンバーの役割の明確化と進捗管理もプロジェクトの成功にはかかせません。

適切にプロジェクトのマネジメントをするためには、タスクごとに責任者を指名し、期限を設定することで、誰が何をいつまでに行うかを明確にすることが大切です。

また、定期的な進捗報告会を設けることで、プロジェクトの状況をリアルタイムで把握でき、必要に応じて迅速に対応できます。

プロジェクトリスクを把握し、事前に適切な対策を取る

プロジェクトリスクを把握することも、プロジェクトマネジメントを行ううえで重要な要素です。

考えられるリスクの特定と評価を行い、それぞれに対する対策計画を立てましょう。

例えば、予算超過、スケジュールの遅延、技術的な問題など、プロジェクトに影響を与える可能性のある要因を事前に特定し、深刻度と合わせてリスト化して対策の優先順位を決定します。

そして、リスク発生時の対応策をチームで共有し、迅速な解決に向けて準備を整えておくことが重要です。

プロジェクトマネジメントで必要なスキル

最後に、プロジェクトマネジメントで必要なスキルを確認しておきましょう。

主に必要となるスキルは以下のとおりです。

• コミュニケーション能力
• 分析力
• 管理能力

それぞれ解説します。

コミュニケーション能力

メンバーが同じゴールを達成するためには、コミュニケーションが必要不可欠です。

日ごろからメンバーとコミュニケーションを取り、お互いが情報を共有しやすい関係性を構築しましょう。

分析力

緻密に計画を立てても、プロジェクトの計画通りに進まないという問題は良く起こりがちです。

そんな問題発生時でも焦ることなく、冷静に問題の原因を分析し、打開策を考える能力が求められます。

管理能力

当然ですが、プロジェクトマネジメントでは、管理能力も重要です。

リソースを効率的に配分し、チームの進捗を正確に追跡することで、目標達成へと導くことができます。

状況に合わせて、計画の見直しと調整ができる柔軟性も求められます。

まとめ

プロジェクトを実行するためには、多くの時間とリソースが求められます。

プロジェクトマネジメントを適切に行うことで、限られた時間と資源を効率的に配分でき、プロジェクトをスムーズに実行できるようになります。

プロジェクトマネジメントでお悩みの場合は、ノムラシステムコーポレーションがサポートさせていただきますので、お気軽にご相談ください。

お問い合わせはこちら