プロジェクトと切ってもきれないのが、プロジェクト進捗の「遅れ」。

しかし、予め原因や対策を把握しておくことで、その後の被害や影響を最小限に食い止めることができます。

本記事ではプロジェクトが遅れる7つの原因と、遅延が発生した際の3つのリカバリ方法、遅延を予防するための事前の対策を解説します。

そもそもプロジェクトは遅れる可能性があるもの

全てがスケジュール通りに遅延なく進むプロジェクトはほぼありません。

• 途中で頻繁に変更が発生することも多く、属人性の高い作業は特に進捗管理の難易度も高くなります。

そのため、遅延が発生することを想定した上で、プロジェクトを遅延させる原因や予防策について知識を深めておくことが重要です。

プロジェクトの遅れ・遅延が発生する原因7選

プロジェクトの遅れは下記7つの原因が挙げられます。

• スケジュールの不備
• 人員の割り振りが不適切
• 進捗報告・進捗管理が不十分
• 外注先との連携不足
• 遅延発生時の対応ミス
• 不測の事態
• リカバリのミス

スケジュールの不備

プロジェクト開始前に、目標から逆算してプロジェクトマネージャーが作業工程を分解して、プロジェクトの遂行に必要な時間を見積っていきます。

しかし、見積もりを行うプロジェクトマネージャーの経験や力量によっては、正確性にブレが生じます。

また、数年単位の大規模プロジェクトになればなるほど見積もりと実際にかかる時間のズレは大きくなってしまいがちです。

人員の割り振りが不適切

プロジェクトを予定通り進めるには、求められるレベル・技術を持ったメンバーを集め、適切に割り振る必要があります。

スキル、経験が不足した人員を割り振ってしまったり、そもそも人員が不足した状態でプロジェクトを進行しようとしても、遅延してしまうのは無理もありません。

元から人員不足がわかっていてプロジェクトを進行しなければならないこともあるかと思います。

そうした場合には、上級者がサポートしたり、レビュアーをつけたりして進捗管理をより厳密に行うようにしましょう。

進捗報告・進捗管理が不十分

プロジェクトメンバーは、タスクの進捗を正確にプロジェクトマネージャーに報告する必要があります。

ところが、メンバーが遅延状況を報告しない、もしくは不正確な進捗を共有する可能性があります。

すると初期の遅延が見過ごされてしまうため、発覚した際には深刻なレベルにまで達している、ということになりかねません。

プロジェクトマネージャーは、正確な進捗共有が行われるように、進捗管理のルール共有やトラブルを報告しやすい環境整備を意識しましょう。

外注先との連携不足

外注先に丸投げし、情報共有や進捗管理を怠ってしまうことが往々にしてあります。

しかし、外注先企業との連携が不足すると、進捗が遅れていることに気付けないリスクが高まります。

お互いの認識がずれたまま業務を進めてしまうと、完成後に問題が発覚するという最悪の事態も起こるでしょう。

プロジェクトの進行中は外注先企業との連携を密に取り、進捗状況をしっかりと確認する必要があります。

遅延発生時の対応ミス

プロジェクトに遅延はつきものですが、遅延が発生した際にはいかに早く対処できるかが重要です。

原因を見つけられないと遅延は解消できませんし、さらなる遅れを誘発してしまいかねません。

遅延は必ず挽回できるわけではないため、冷静に遅延状況を把握し、計画や工程の見直しなどの調整を行いましょう。

不測の事態

どれだけリスクを想定したとしても、プロジェクトメンバーの急病や交通事故などは、予測できません。

もちろん企業でできる対策は考えるべきですが、仕方ないことと割り切って考えておき、事前に業務の調整が効くようなスケジューリングが重要です。

例えば、納期にはある程度の余裕を持たせておくことで、メンバー全員が落ち着いてリカバリすることができます。

リカバリのミス

プロジェクトを管理していく過程で、ミスや遅延は必ず発生します。

遅れを取り戻そうとプロジェクトメンバーに残業を命令しても、一時的に改善してるように見えるだけで全体としては悪影響を与えます。

まずは、落ち着いて問題の根本原因を見極めることから着手しましょう。

さらに疲労や絶望、空回りといったネガティブな状態に陥ってしまうと、抜け出すのがより困難になります。

問題発覚時、プロジェクトマネージャーは落ち着いて問題に対処しましょう。

正確な問題点が把握できなければ他のメンバーや上司に相談したり、PMO（プロジェクトマネジメントオフィス）を頼るのもおすすめです。

プロジェクト遅延を防止するおすすめの対策法

プロジェクト遅延に対する下記3つのリカバリ方法を解説します。

• ファスト・トラッキング
• クラッシング
• 要件の見直し

自社に適するものを選択しましょう。

ファスト・トラッキング

ファスト・トラッキングとは、本来別々に行われる予定であった現在進行中のタスクと、後工程のタスクを同時に進めることでスケジュールを短縮する方法です。

前工程が終わるのを待つ時間を大幅に短縮できます。

ただし前工程のタスクにミスがあった場合には「大幅な手直し」や「同時に進めた後工程のタスクが無駄になる」という大きなリスクを含みます。

また複数の工程を同時に管理するため、プロジェクトの動きが複雑になり、プロジェクトマネージャーの負担が増えやすいという側面もあります。

クラッシング

クラッシングとは、プロジェクトに大きな影響を与えるタスクである「クリティカルパス」に対して人員やツールなどの資源を追加して、所要時間を短縮する方法です。

ただし、無計画に人員やツールを追加しても余計なコミュニケーションコストがかかってうまく機能しない可能性があります。

人手が不足している箇所を正確に把握し、かつ問題解決に適したスキルや経験を持った人員を導入できなければ、効果が見込めないどころか逆効果になってしまうおそれもあります。

要件の見直し

そもそも「成果物」の要件が明確に定義されていなければ、プロジェクトの進め方やタスクを適切に設定することができず遅延しやすくなります。

また、要件が明確でなければ納品時にクライアントが求めているものと異なるため、修正の工数が増加します。

遅延や修正が発生しないためにも、プロジェクト開始前はもちろん開始後でも不明点があれば必ずクライアントとすり合わせを行いましょう。

プロジェクト遅延を防止するおすすめの対策法

プロジェクトの遅延対策として「プロジェクト管理ツールの導入」がおすすめです。

プロジェクトツールを用いることで、全体の工程、進捗、問題発生箇所をメンバー全員に可視化できます。

さらに、プロジェクトツールの導入は、タスク遅れ防止だけでなく、プロジェクト全体の品質向上や業務効率の改善にもつながる可能性があります。

ただ、プロジェクトツールさえ導入すればすべての問題が解決されるわけではありません。

人間である以上、悪意がなくとも誤った進捗を報告してしまう恐れもあります。

ツールを過信しないよう注意しましょう。

まとめ

プロジェクトを遂行する上でミスやトラブルは必ず発生します。

残業や別部署からの人員補充で対応する場合もありますが、一時的な対処法にしかなりません。

重要なのはプロジェクトが始まる前の明確な要件設定やトラブルが起きた際、いかに迅速に対応できるかです。

本記事を参考に、今一度プロジェクトの進め方や現状を見直してみてはいかがでしょうか？

お問い合わせはこちら