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業務プロセス改善の重要性|成功のポイントや事例から学ぶ

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業務プロセス改善の重要性|成功のポイントや事例から学ぶ

急速に変化するビジネス環境では、業務プロセスの改善が持続的成長に不可欠です。

本記事では、業務プロセス改善の重要性と進め方を解説。

また、業務プロセス改善に役立つフレームワークや、具体的な事例を紹介します。

業務プロセス改善の重要性

業務プロセス改善とは、業務の流れを見直し、無駄を削減して生産性や品質、働きやすさを向上させる取り組みです。

企業が持続的に成長するためには不可欠であり、生産性の向上やコスト削減、従業員の負担軽減を通じて、働きやすい環境や顧客満足度の向上に寄与します。

業務プロセス改善の有効な手段の1つとして、DX化が挙げられます。

デジタル技術の活用は、業務の自動化や効率化を通じて人の負担を減らし、働きやすい環境を提供するだけでなく、ミスの削減による品質の向上にもつながります。

業務プロセス改善の進め方

業務プロセス改善を効果的に進めるためには、段階を踏んで計画的に進めることが重要です。

ここでは、4つのステップに分けて解説します。

【STEP1】現状業務の把握

まずは、業務がどのように進められているかを詳しく知ることから始めます。

具体的には、仕事の流れを図やリストにまとめます。

いつ誰が何をしているのかを確認し、業務プロセスの全体像を把握することが大切です。

現場で働く人たちにヒアリングすることも効果的です。

日々の作業内容や問題、非効率に感じる部分などを聞くことで、思いもよらない改善点が見つかります。

【STEP2】問題の抽出

次に、業務プロセスの中で改善すべき問題をピックアップします。

たとえば、「書類を探す時間が長い」「手作業で入力しているためミスが多い」といった問題です。

改善すべき問題を探すには、まず数値データに着目します。

KGIやKPIだけでなく、売上の低下、クレームの増加、稼働時間の超過などの具体的な指標を用いることで、客観的に状況把握できます。

これにより、感覚や経験に頼らず、データに基づいた正確な判断が可能。

その後、解決すべき問題に優先度をつけます。

業務プロセスへの影響度や緊急度に基づき、重要な問題から順に改善を進めましょう。

【STEP3】改善計画の策定

業務プロセス改善の計画を立てるときは、PDCAサイクル(Plan-Do-Check-Action)を活用し、計画から実行後の評価までを一貫して進める仕組みを作りましょう。


たとえば、「書類を探す時間が長い」という問題を解決するために、以下のような改善計画を立てます。

  1. Plan:文書管理システムを選定する
  2. Do:システムを導入し、使い方をメンバーに共有する
  3. Check:システム導入後の業務プロセス改善効果を評価する
  4. Action:評価結果に基づき、業務プロセスを修正する

このようにPDCAに従うことで、効果的かつ持続可能な業務プロセス改善が可能となります。

【STEP4】実行と運用

業務プロセス改善は計画と実行で完結するものではなく、継続的に取り組む必要があります。

実行後は、KPIを設定して進捗をこまめに確認することが重要です。

計画通りに進んでいるかを確認し、必要に応じて調整を加えます。

たとえば、チーム全員が新しい手順を理解しているか確認したり、定期的にミーティングを行って改善点を話し合ったりします。

前項のPDCAサイクルを繰り返すことで、業務プロセスの効率や質を向上させましょう。

関連記事:業務効率化を図る取り組み6選と効果を高めるポイント・考え方

業務プロセス改善に役立つ手法・フレームワーク

効率的な業務プロセス改善には、フレームワークの活用が有効です。

ここでは、業務プロセス改善の主要な方法である「ECRS(イクルス)」というフレームワークを紹介。

ECRSは以下の4つから構成され、「業務改善の4原則」ともいわれています。

  1. 排除(Eliminate):無駄な業務や不要な手順を取り除く
  2. 統合(Combine):類似業務を一つにまとめる
  3. 再配置(Rearrange):業務の手順を整理し、効率的な順番に変更する
  4. 単純化(Simplify):複雑な業務を簡素化し、作業の負担を軽減する

たとえば、必要のない会議を減らしたり(排除)、マニュアル作成により業務標準化を行ったり(単純化)すれば、業務プロセスの改善につながるでしょう。

現行業務に無駄や複雑さを感じた際は、ECRSのようなフレームワークを利用してみましょう。

関連記事:業務標準化を成功させるには|効率化と品質向上の方法を事例から学ぶ

業務プロセス改善の事例3選

ここでは、業種の異なる3つの成功事例を取り上げ、改善内容と成果を解説します。

株式会社小豆島国際ホテル|年間1,800時間の業務削減

株式会社小豆島国際ホテルは、リゾートホテルを運営する企業です。

少子高齢化と人口減少が進む地域で、収益力の向上と人材確保という経営課題に直面していました。

これらの課題を解決するため、外部コンサルタントの協力を得て業務プロセスの改善に着手しました。

たとえば、客室に設置されていた急須を使用頻度が少ないことから廃止し、代わりにマグカップとスティック茶を導入。

これにより、年間30時間の業務時間削減につながりました。

不要業務の見直しの結果、同社は年間で合計1,800時間もの業務時間削減を実現。

また同時に、従業員が自発的に改善提案を行うようになり、顧客対応の質も向上しました。

業務プロセス改善により生まれた利益は福利厚生に還元できるようになり、新しい人材の確保にもつながったといいます。

参考記事:中小企業白書

株式会社ASAHI Accounting Robot研究所|197のRPAロボットが社員に変わって業務を

株式会社ASAHI Accounting Robot研究所では、業務プロセスの改善を目指して197のRPAを導入し、業務を自動化しました。

このDX化により、人にしかできない業務に集中できるようになりました。

同時に、仕事に個性が発揮できることで、やりがいや遊びごころをもてるようになったといいます。

さらに、RPA導入が人材不足問題の解決や労働生産性の向上につながると確信し、「この技術を広めたい」と自社のDXノウハウを広める事業をスタート。

全国26都道府県で124社、延べ598名に対してRPAの勉強会を実施し、他社のDX推進を支援しています。

関連記事:RPAを活用した業務効率化とは?企業や地方自治体の成功事例も紹介

参考記事:DXセレクション2024

福岡県糸島市|RPA導入で年間2,172時間の業務時間削減

福岡県糸島市では、業務プロセス改善のためにRPAを導入しました。

支出伝票の作成などの手作業を自動化し、年間で2,172時間分の作業を削減することに成功

この取り組みは、少人数の職員で効果的な施策の創出や、きめ細やかな市民サービスの実現を目指すために行われました。

RPA導入にあたっては、ヒアリングを通じて5つの業務を選定。

さらに、RPAの効果を最大化するためにBPR(ビジネスプロセス・リエンジニアリング)を実施しています。

職員が主体となりRPAのシナリオを作成することで、現場のニーズに合った自動化を実現しているのも特徴です。

関連記事:BPRとは?意味や成功事例をわかりやすく解説!有効なフレームワークも紹介!

参考記事:自治体におけるRPA導入ガイドブック

業務プロセスの改善を効率よく進めるために

業務プロセス改善とは、業務の流れを見直して無駄を減らし、生産性や働きやすさを高める取り組みです。

本記事で解説した進め方やフレームワーク、事例は自社の取り組みに役立つでしょう。

しかし、業務プロセス改善を行う際に、問題が複雑だったり、改善に失敗した経験があったりすると自社内の知見やリソースだけでは取り組みが難しいことがあります。

業務プロセスの改善を効率的に進めるには、専門知識を持つコンサルタントへの相談を検討するのもよいでしょう。

ノムラシステムは、業務プロセス改善やRPAの導入支援の豊富な実績を持っています。

業務プロセス改善をお考えの方は、ぜひノムラシステムまでお問い合わせください。

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