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わかりやすい議事録の書き方とコツ5選！無料で使えるテンプレート紹介
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会議後に作成する議事録は、単なる備忘録だけではなく会議の内容を情報共有するためのツールです。
わかりやすい議事録は情報確認にかかる手間を省き、業務の効率化につながります。
本記事では、わかりやすい議事録の書き方やコツ、無料で使えるテンプレートを紹介します。
議事録を作成する目的とメリット
議事録を作成する主な目的は以下の4点です。
- 会議の備忘録
- 会議内容の情報共有
- 認識のすり合わせ
- やるべきことの確認
会議に参加していても、記憶違いや話の食い違いが起こることもあります。
また、聞き逃しや、メモを忘れてしまう可能性もあります。
議事録があれば、認識のすり合わせや、やるべきことの確認が容易で、会議に参加していない人にも、内容を正確に伝えられます。
業務効率化にも大きく貢献するでしょう。
わかりやすい議事録の書き方は「事実を客観的に記すこと」
わかりやすい議事録とは、後から見直したときに客観的な事実が理解できるものを指します。
そのため、議事録を書く際には、必要事項を簡潔明瞭に記載することを心がけます。
議事録の基本的な記載事項とその注意点は、以下の通りです。
- 見出し／会議名やプロジェクト名、クライアント名など
- 日時・場所／西暦24時間表記、会議室名など
- 参加者・欠席者／役職が上の順から、所属部署と役職名を含める
- 議題ごとの決定事項と確認事項／担当者や課題、スケジュールを含める
- 次回の開催日時
- 議事録作成者
わかりやすい議事録サンプル例
議事録は、会議中の発言を時系列で記載するのではなく、議題ごとにまとめて記載します。
ひと目で情報を共有できるように、過不足なく作成しましょう。
| 202◯年◯月◯日 作成者：◯◯ 新商品◯◯プロモーション会議 日時：202◯年◯月◯日 ◯◯時◯◯分〜◯◯時◯◯分 場所：本社◯階◯◯◯会議室 参加者：広報部◯◯部長・◯◯課長・◯◯／マーケティング部◯◯部長・◯◯／営業部◯◯部長・◯◯課長 欠席者：マーケティング部◯◯課長（◯◯出張中） 添付資料：新商品◯◯サンプリング案 議題①＜インフルエンサー採用について＞ 販売前戦略としてインフルエンサーによる告知を実施したい（マーケティング部◯◯課長）→現在2社に見積もりを依頼中→◯月◯日までに経費と告知開始時期を含めた資料の配布予定 議題②＜サンプリングについて＞ 発売日に合わせ大口取扱店舗前での商品サンプリングを実施したい（営業部◯◯課長）→実施予定場所及び配布予定数は配布資料を参照→サンプリングに合わせた販促品の手配を確認（マーケティング部◯◯課長） 次回会議予定：◯月◯日 ◯◯時◯◯分〜 本社◯階◯◯◯会議室 |
わかりやすい議事録を書くコツ5選
わかりやすい議事録を書くためには、一般的な文書と異なる書き方のコツがあります。
ここでは、以下のコツ5つについて、わかりやすく解説します。
- 5W2Hを明確にする
- 項目ごとに記載する
- 発言者と発言内容を明記する
- 簡潔な文章で記載する
- 文章以外も活用する
5W2Hを明確にする
コミュニケーションのフレームワークとして「5W1H」を知っている方は多いのではないでしょうか。
5W1Hは、主語述語をはっきりとし、必要な情報を簡単に整理できるため、よく使用されています。
ただ、ビジネスでは「費用はいくらなのか」を加えた下記の「5W2H」がよく使われています。
＜5W2H＞
- When（いつ）
- Where（どこで）
- Who（誰が）
- What（何を）
- Why（なぜ）
- How（どのように）
- How much（いくらで）
5W2Hを利用することで、会議に参加していない方でもすぐに情報を理解できるような議事録が作成できるでしょう。
項目ごとに記載する
会議では、Aの議題の途中で関連するBの話をするなど、議題をまたいで会話が前後することも珍しくありません。
そのため、議事録を会議の流れ通りに記載してしまうと、決定事項や重要な発言の把握が難しくなります。
議事録作成時は、時系列ではなく項目ごとにまとめておきましょう。
議題に対する結論がひと目で理解できるようになります。
発言者と発言内容を明記する
施策の実行内容に不安がある場合や方針にブレが生じた時など、発言によって方針を決めた方に意見を仰ぎたい場合もあるでしょう。
しかし、発言者と発言内容を記載していなければ、今後の進め方が難しくなります。
また、「言った」「聞いていない」などの行き違いが起こる可能性もあります。
会議後の業務を滞りなく進めるために、議事録では発言者と発言内容を明記しましょう。
簡潔な文章で記載する
議事録は一般的な文章と異なり、敬語や「ですます調」を使わず、「だ・である調」で簡潔に記載するのがおすすめです。
会議での発言を一言一句漏らさず書くのではなく、直感的に理解できる箇条書きをイメージして文章にするとよいでしょう。
発言で省略されがちな主語・述語を補いながら、目安として50文字程度で記載します。
文章以外も活用する
議事録のわかりやすさを向上するためには、文章以外を活用することも効果的です。
例として、会議中のホワイトボード内容を撮影した写真や図、会議中の話題に上ったWebサイトのURLなどが挙げられます。
写真や図などを活用することで、会議に参加できなかった方もイメージを合致させやすくなります。
認識の違いによって方向性が変わることもあるため、言葉で伝えづらい部分は画像や図などを積極的に使用しましょう。
会議メモが追いつかないときの対処法4選
議事録は正確に会議の内容を残さなければならない一方で、会話を素早く記載する必要があります。
メモが追いつかないという経験をした方も多いのではないでしょうか。
ここでは、会議メモが追いつかないときの対処法を4つ紹介します。
- 要点を箇条書きする
- 記号や数字を活用する
- ツールを使用する
- テンプレートを用意しておく
要点を箇条書きする
会議中は、発言の内容を全て記録する必要はありません。
要点のみを箇条書きで記載するのがおすすめです。
特に注意してメモを取る必要がある項目を以下に紹介します。
- 会社名
- 部署名
- 人名
- 担当者
- スケジュール
- 日付
- 金額
聞き違いはトラブルにつながりかねないため、不安があれば会議後に確認を取るとよいでしょう。
記号や数字、装飾で記述を短縮する
メモを取るときは、記号や数字、装飾などを活用することで記述を短縮できます。
会議中のメモに使いやすい記号や数字の活用例を、以下に紹介します。
- ◎や☆：決定事項や最重要事項
- ◯やX：賛成と反対や、採用と不採用
- →や▼：発言や業務の流れ
- 1、2、3などの数字：優先順位や手順
自分の中でルールを決めておくことで会議中のメモ取りを短縮し、会議後の整理や編集作業についても効率化が可能です。
ツールを使用する
会議中のメモが追いつかないときは、ボイスレコーダーがおすすめです。
何度も聞き直すことができるため、発言者に再度質問することもありません。
近年では、ボイスレコーダー以外にも、録音した音声ファイルからテキストに起こしてくれるツールもあります。
自分に合ったものを選択しましょう。
ただし、録音を嫌がる方もいるため、会議を録音する際は、開始前に参加者全員の了承を得てから行いましょう。
テンプレートを用意しておく
会議が始まってから、担当者や日時などの項目を作っていると、会話が進んでしまい重要な情報を聞き逃してしまう可能性があります。
あらかじめテンプレートを用意しておくことで会議中にメモを取るべきポイントに集中できます。
議事録に書く内容は会議の種類によって変わるため、ふさわしいテンプレートを選んで用意しましょう。
議事録の無料テンプレートサイト3選
簡単な議事録を作成するのであれば、前述のサンプルをコピペして使用できますが、テンプレートを使用すれば、簡単にそれぞれの企業や個人にあった議事録の作成が可能です。
下記のようなサイトでは、テンプレートを無料配布しています。
シンプルなものからIT企業やベンチャー企業など用途や目的に合わせて必要とされる項目を変えているものを用意しています。
すべてのサイトを確認して、企業や議事録を作成する方が使いやすいテンプレートを選びましょう。
Windowsで馴染みのあるマイクロソフト社のテンプレートサイト
リンク：：Microsoft Office.com テンプレート 議事録
引用；テンプレート 議事録｜Microsoft Office.com
登録不要で使えるビジネステンプレートサイト
リンク：ビズ研 すぐに使える議事録テンプレート（Word・ワード）
引用：すぐに使える議事録テンプレート（Word・ワード）｜ビズ研
すべて無料で使える書式テンプレート集
リンク：テンプレートNAVI 議事録のテンプレート一覧
わかりやすい議事録で業務を効率化しよう
わかりやすい議事録とは、後から読み返した際に必要な情報が、理解しやすい文章でまとめられているものです。
しかし、話している内容の難しさや会話のスピードによっては記録が追いつかない可能性もあります。
そんなときは、ツールやテンプレートなどを活用して負担を減らしながら正確な議事録を作成できるようにしましょう。
過不足無く伝わりやすい議事録が作成できれば業務も大いに効率化できるでしょう。