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近年、業務効率化や迅速な意思決定を実現するために、基幹システムを導入する企業が増えています。
ところが、調べ始めてみると「ERP」と「基幹システム」の違いがわからず、自社にとってどちらが有用かわからないことも多々あります。
結論、大企業のDX化であればERPシステムを導入するのがおすすめ。
しかし、実際の導入に当たってはRFI/RFPなどの要件定義書が必要になるため、注意も必要です。
この記事では、ERPと基幹システムの違いと導入の際のポイントを解説します。
ERPは企業の基幹業務を一元管理するシステム
ERPはEnterprise Resource Planning（企業資源計画）の略で、人・物・情報などの経営資源の管理を効率化するための概念です。
「会計業務」「人事業務」「生産業務」「物流業務」「販売業務」などの基幹となる業務を統合して一元管理できるため、さらなる業務効率化を図れます。
そのため、既存の基幹システムをERPに置き換える組織も少なくありません。
ERPと基幹システムの違い | 基幹システムは独立したシステム
基幹システムとは、「オフィス系」「業務系」など、業務ごとに独立したシステムです。
業務効率化という意味では最適化できますが、各基幹システムごとの連携は難しく、全体最適化ができない点がデメリットです。
一方で、ERPは統合されたデータベースで一元管理されています。
そのため、データ連携も可能なため、システム間連携も難しくありません。
ただしコスト・操作の難易度・手間などは、リプレイスにあたって増加する可能性があります。
しかしERPであれば、リアルタイムで企業の全体状況が把握できるため、迅速な意思決定が実現できます。
ERP導入の3つのメリット
ERPを導入する主なメリットは以下の3つです。
- 生産性の向上
- 経営判断の迅速化
- 内部統制の強化
各メリットについて、それぞれ解説します。
生産性の向上
基幹業務をデータベースで一元的に管理し、部門をまたいだ情報共有や業務連携が可能です。
結果的に、業務の効率化と標準化が進みます。
少ない労働量で必要な情報を簡単に見つけだせるため、高い成果を生み出しやすい環境が構築でき、労働生産性が向上します。
結果として、EPRは人手不足の解消やコストカットにも寄与します。
経営判断の迅速化
IT化・グローバル化が進み、企業を取り巻く環境は常に変化しています。
経営の判断が遅れてしまうと、市場参入への遅延や商品販売の機会損失など、致命的な損失につながるリスクが高いです。
そこで、ERPを導入することで基幹業務が統合管理されるので、企業内部の情報をリアルタイムに可視化できます。
結果として、スピーディーな経営判断や意思決定がしやすい環境が構築されるのです。
内部統制の強化
ERPの導入により、あらゆるデータが可視化されます。
従業員による不正やミスなども見つけやすくなるだけでなく、セキュリティやコンプライアンスの向上も実現可能です。
また、ERPでは業務に必要な情報を統合的に管理し、社内の仕組みを整備できるので、社内統制の強化にもつながります。
ERP導入時の注意点
ERP導入にあたっては、メリットばかりではありません。
以下の点を注意しなければ、ERP導入の失敗につながる可能性があります。
- セキュリティの脅威に備える
- 自社に合った製品を選ぶには必要な機能を見極めることが必要
各注意点についても確認していきましょう。
セキュリティの脅威に備える
ERPは、重要な機密情報を膨大に扱います。
例を挙げると、顧客情報・従業員の個人情報・製品開発情報などです。
万が一これらの情報が漏洩すると、業務停止による販売機会の損失だけでなく、社会的信用も失いかねません。
利用者ごとに適切にアカウント権限を設定したうえで、ID・PWの管理をしっかりする必要があります。
自社に合った製品を選ぶには必要な機能を見極めることが必要
ERPの製品ごとに、得意業務・不得意業務があります。
自社の業務内容を分析し、機能要件・非機能要件に分けたうえで必須な機能を備えている製品を選びましょう。
必要に応じて導入コンサルタントを採用することも、ERP導入成功につなげるためのコツです。
ERP導入の手順
ERP導入の手順は以下の5ステップです。
- 企画する
- ERPやベンダーを選定する
- 要件定義を決める
- 実装する
- 運用する
それぞれのステップについて確認していきましょう。
1.企画する
ERP導入にあたって、初めのステップは導入目的・適用する対象の業務などを明確にすることです。
ERP導入の目的が明確に定まっていなければ、各業務担当者への説明も十分にできません。
結果として理解を得られず、プロジェクト進行の遅れや部門間での摩擦が発生する可能性があります。
そのため、導入目的は文書化し、ERP導入のプロジェクトに関与するメンバー全員がいつでも確認できる場所に設置しましょう。
2.ERPやベンダーを選定する
ERP導入の目的が決まったら、ERP製品と導入のサポートを担当するベンターを選定しましょう。
ERP導入の目的を軸とすることで、ERP製品の選定ミスは防げますが、一般的にはベンダーと選定をするため、情報共有も重要です。
ベンダーが決まり次第予算・期間を定め、プロジェクト締結へと進んでいきます。
3.要件定義を決める
ERP製品の選定が終わり、ベンダーと契約が済み次第、要件定義を行いましょう。
ERP製品は、基本的に多くの業務に適合するように作られています。
しかし、要件定義の内容によっては追加機能やカスタマイズが必要な場合も考えられます。
とくに、属人化し業務が複雑な場合、製品がそのまま適合するケースはほぼありません。
カスタマイズが必要な業務内容を明確にしたうえで、必要な機能を精査しましょう。
4.実装する
ERPの要件定義が決まり次第、プロジェクトを通じて導入・実装しましょう。
ERPの導入にあたっては、ユーザーとなる社員への教育も欠かせません。
マニュアルを作成したりOJTをしたりして、すべての社員が問題なく利用できる環境を構築する必要があります。
また、ERPを導入することでデータのアクセス可能領域も広がります。
情報漏洩や不正の防止のためのセキュリティ教育も重要です。
5.運用する
導入・実装が完了したらERPの運用を行います。
運用には、機能ごとのテスト・障害発生時の切り戻し作業・問題の解消なども含まれます。
導入直後はトラブルや不具合も多いため、ERPベンダーと作業員が連携して運用体制を築き上げられる体制構築が不可欠です。
まとめ
ERPの導入を成功させるためには、事前に目的を決め、しっかりとスケジュールを立てる必要があります。
目的の策定から運用開始まで、企業規模によっては年単位で準備が必要なケースも多いです。
しかし、導入に時間とコストがかかる分、導入後に生産性が上がったり、意思決定のスピードが上がり利益の向上につながったりするでしょう。
また、ERP導入を成功させるためには、導入コンサルを活用することもおすすめです。
ERPへの移行なら、ご気軽に弊社へご相談ください。
