業務効率化
営業を効率化させる方法4選｜営業効率化ツール導入した成功事例も紹介
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「自社の営業をさらに効率化させたい」「営業効率化をどのように実現させればいいかわからない」と考えている企業も多いのではないでしょうか。
業務の見直しやデジタルツールの導入などはすぐに思いつきますが、果たしてその方法が本当に自社に適しているのかは判断しにくいものです。
本記事では、営業を効率化するための課題や方法、デジタルツールを導入して業務の効率化に成功した事例を紹介します。
営業効率化の重要性
営業を効率化させることは大変重要です。理由は主に以下の2つです。
- 売上増加
- 営業担当者の負担軽減
どちらの理由も企業を存続させていくために重要な項目です。
ここでは、なぜ重要なのかを詳しく解説します。
売上増加
企業が営業活動を行う主な目的は「売上の増加」です。
売上増加を達成させるためには、限られた時間のなかで少しでも多くの商談機会をつくり、受注につなげていく必要があります。
しかし、実際の営業活動では、売上に直接関係しない事務的な業務も行わなければなりません。
つまり、事務的な業務が、メイン業務の時間を圧迫しているのです。
ツールの使用や部署の連携がうまく取れるようになり、業務を効率化できるようになれば、売上に影響しない事務的な業務の時間をメイン業務にあてられます。
メイン業務の時間が増加するのと同時に、売上を作るための行動量も増えるため、新規顧客やアップセルできる顧客の獲得件数が増加します。
営業担当者の負担軽減
商談や電話連絡など顧客に合わせて業務を行う必要があるため、契約書や請求書作成などの事務作業は、後回しになりがちです。
人によっては、事務作業は残業して終わらせるという方もいるでしょう。
営業を効率化できれば、勤務時間を圧縮することができ、疲労やストレスも低減させられます。
営業を効率化することによって、担当者の負担が軽減されるのも重要なポイントです。
営業効率化を阻む課題
営業効率化を阻む理由として多いのは、以下の3つです。
- 業務内容が可視化されていない
- 作業を自動化できるツールを導入していない
- 社内の情報共有ができていない
自社の営業チームに当てはまっていないか、1つずつ確認していきましょう。
業務内容が可視化されていない
営業の効率化は、業務内容を可視化するところから始まります。
きちんと可視化することで「確度の低い顧客へ営業活動を続けている」「営業日報、メールの作成に時間を取られている」など生産性が低い業務をしていることに気づけます。
新規顧客の獲得から受注まで、どの部分の効率化を図るべきか把握するために業務内容の可視化は必要です。
自社の営業チームでメンバーの業務内容を確認できていない場合には、まずは業務内容を可視化することから始めるのが大切です。
作業を自動化できるツールを導入していない
営業リストの作成など自動化できる部分を手作業でやっていると、メイン業務である「営業活動」に時間が割けなくなります。
自社のチームが営業業務に集中できていない場合は、作業を自動化できるツールの導入を検討しましょう。
リスト自動作成ツール、メール配信ツール、SFAなど業務効率化を実現できるものは積極的に導入するのがおすすめです。
ただし、導入目的を明確にしておかなければ、無駄な導入コストや業務が生まれてしまい、かえって業務時間を圧迫する恐れもあります。
現場の声を聞きながら、よく検討した後、導入しましょう。
社内で情報共有ができていない
業務効率化に対する情報が社内で共有できる体制が整っていなければ、発信がメインになってしまい、アナウンスの周知やルールの定着に至りません。
営業チームがより効率よく仕事を進められるように、情報共有しやすい体制を作りましょう。
最近ではリモートワークが増加しているため、複数の社員が情報サマリを確認できるようなツールの導入も進んでいます。
場合によっては上記のようなツールの導入も検討してみるとよいでしょう。
自社の営業効率化を実現する方法４選
自社の営業効率化を実現させるためには、以下の方法を取り入れてみましょう。
- 現在の業務状況を振り返る
- 顧客に優先順位をつける
- 社内で業務効率化に対するノウハウを共有しあう
- SFA/CRMツールを導入する
どのように実施すればいいのか、1つずつ詳しく解説します。
現在の業務状況を振り返る
営業の効率化を実現させるために、無駄な業務がないか、自社の営業担当者へヒアリングを行いましょう。
現状を確認することが効率化の第一歩です。
営業担当者にヒアリングを行うと、以下のような状況が見えてくる場合があります。
- 営業リストの作成に時間がかかっている
- メールの文面を作成するのに時間がかかっている
- テレアポ業務に時間を割きすぎている
徹底的に業務の優先順位を付け、無駄な事務作業を行わないような体制を作りましょう。
また、必要に応じてアウトソーシングや自動化ツールも活用すると、より営業の効率化を図りやすくなります。
顧客に優先順位をつける
受注確度の低い顧客にアプローチし続けても、なかなか売上にはつながりません。
新規であれば受注確度の高い顧客へのアプローチ、既存であればアップセルの可能性が高い顧客へのアプローチを優先させましょう。
受注確度の高い顧客に集中してアプローチすることで、さらなる売上の向上が期待できます。
営業売上が上がりにくい場合は、顧客の優先順位を付けられているか確認してみましょう。
社内で業務効率化に関するノウハウを共有しあう
自社の営業効率化を促進させたいのであれば、社内で業務効率化に関するノウハウを共有しあう体制を作りましょう。
チャットでそれぞれの社員が持っているノウハウを共有しあうことで、チーム全体の業務効率が向上します。
事務作業を効率化するためには、下記のようなものの共有が考えられます。
- 作業を自動化できるツール、アプリ
- ショートカットキー
- 営業メールのテンプレート
SFA/CRMツールを導入する
SFA（Sales Force Automation）とは、「営業活動の自動化」を意味し、営業プロセスの管理や商談管理を行うツールのことです。
CRM（Customer Relationship Management）とは「顧客管理」を意味し、顧客情報の収集や一元管理を行うツールのことです。
ツールを導入することで、下記のような業務の流れを作れます。
- SFAの機能である「商談管理」や「見積書の発行・管理」などを行い、顧客に対しての行動・結果を管理する
- CRMに「商品の問い合わせ」や「セミナー参加」など、社内で得られる全ての顧客情報を蓄積する
- 両方のツールから得られる情報を利用し、CRMの機能「顧客分析」で、顧客の追加注文やアップセルをフォローする
顧客管理はSFAでも行えますが、営業活動に必要な機能のみに絞られているため、CRMとの連携がおすすめです。
営業効率化を実現させた成功事例3選
営業効率化を実現させた成功事例として、以下の3つを紹介します。
- 営業の引継ぎをシームレス化｜株式会社パソナヒューマンソリューションズ
- 営業活動で得た情報を効率よく共有化｜株式会社ハピネス
- メール営業の効率化｜ベルフェイス株式会社
どのようなツールを使い、効果が出たのか1つずつ見ていきましょう。
営業の引継ぎをシームレス化｜株式会社パソナヒューマンソリューションズ
大手通信事業者である「株式会社パソナヒューマンソリューションズ」（旧社名NTTコミュニケーションズ株式会社）では、SFAツールを導入しています。
顧客のグローバル化に伴い、異国間で効率の良い営業を行うために導入されました。
SFAツールは商談の進捗がリアルタイムで行えるため、国を跨いでいても引き継ぎがスムーズです。
他国の営業スタッフからのアドバイス、提案資料の共有なども可能になり、さらなる営業活動の促進につながっています。
参考：NTTヒューマンソリューションズ株式会社｜Salesforce over VPN
営業活動で得た情報を効率よく共有化｜株式会社ハピネス
株式会社ハピネスが運営し、訪問鍼灸やマッサージなどを行う「ハピネス治療院」では、チームの情報を共有できる情報共有ツールを導入しています。
問い合わせ管理、打合せ記録、社内の日報などを一元管理できるようになったため、確認にかかる時間を削減できました。
営業戦略の立案や、フィードバックもしやすくなり、顧客のニーズを満たすことにも貢献しました。
メール営業の効率化｜ベルフェイス株式会社
引用：ベルフェイス株式会社
オンライン営業システムを開発、提供しているベルフェイス株式会社は、リスト作成ツールを導入しています。
ボタン1つで1日最大1,000通のメールを送れるようになり、メール営業に割く時間を削減することに成功しました。
どんなにアポ率が低くてもメールの送付量でカバーできるため、仮にアポ率が0.1%でも月に2万通送付すれば月20件のアポが獲得できます。
顧客にメールを送る工数が減るだけでなく新規商談の発生も期待できるため、効率化と売上増加につながります。
参考：APOLLO SALES
まとめ
営業効率化を実現させることで「自社の売上アップにつながる」「営業担当者の負担を減らせる」といったメリットが得られます。
現在行っている業務の見直しやツールを活用することによって効率化を図りましょう。
ツール導入時は社員が慣れず戸惑うかもしれませんが、時間の経過とともに解決していきます。
今回の記事を参考に、自社の業務がどのような方法で効率化できるのか考えてみましょう。